وفي حال تأخر تقديم الإيصالات أو تجاوز المدة المحددة (30 يومًا)، قد يُرفض طلب التعويض أو يُعتبر لاغيًا إلا إذا وُجدت ظروف قاهرة (مثل المرض أو السفر الرسمي) مع تقديم ما يثبت ذلك كتابيًا إلى الإدارة المالية أو قسم الموارد البشرية. كما يُنصح بالاحتفاظ بنسخة رقمية من الإيصالات (مسح ضوئي أو صور) تحسبًا لأي طارئ، وتقديم الطلب عبر النظام الإلكتروني المعتمد مع إرفاق الملفات، حيث أن النفقات غير الموثقة أو غير المطابقة للسياسة الداخلية للشركة لن يتم ردها. ويُحسب التمديد من تاريخ انتهاء الغرض الذي دُفعت من أجله النفقات إذا كان له علاقة بمشروع أو رحلة عمل، وفي جميع الأحوال يجب مراجعة دليل سياسة الصرفيات لضمان الامتثال الكامل.